Sådan bruger og sikrer vi dine data

Sådan bruger og sikrer vi dine data på Stevns Bibliotekerne

Låner på biblioteket

Når du er låner på Stevns Bibliotekerne, har vi behov for en række informationer fra dig, som er nødvendige for at holde styr på de materialer du låner, for at du kan bruge vores hjemmeside og udlånsautomater. Desuden har vi brug for at kunne kontakte dig i forbindelse med reservationer og aflevering af dine lån.

Typen af personoplysninger der behandles i bibliotekssystemet er ”Almindelige personoplysninger”, jævnfør Databeskyttelsesforordningens artikel 6:

  • Låneroplysninger (CPR-nummer, navn, adresse, telefonnummer, e-mail, noter, beskeder)
  • Lånehistorik (oplysning om nuværende lån og reservationer)
  • Låners mellemværender (gebyr og erstatninger)
  • Brugeroplysninger (brugernavn)

CPR-nummer, navn og adresse

CPR-nummer, navn og adresse er obligatorisk, når du skal oprettes som låner. CPR-nummer / sundhedskort skal efterfølgende bruges, når du skal logge på hjemmesiden eller bruge selvbetjeningsautomaterne - med mindre du har et lånerkort. I så fald kan du vælge enten at bruge sundhedskortet eller lånerkortet.

Telefonnummer

Mobilnummer bruges til at sende sms om reservationer og afleveringsfrister. Du kan ændre dit mobilnummer via hjemmesiden eller i appen Biblioteket.

E-mail

Din mailadresse bruges til at sende mails om reservationer og afleveringsfrister. Du kan ændre mailadressen via hjemmesiden eller i appen Biblioteket.

Beskeder

Bibliotekssystemet indeholder en oversigt over afsendte sms og e-mails. Beskedernes indhold slettes efter 30 dage, men oversigten over, at der har været sendt en besked bevares.

Lånehistorik

Bibliotekssystemet indeholder en oversigt over dine nuværende lån og reservationer. Lånehistorik om lån anonymiseres 30 dage efter at materialet er afleveret eller mellemværendet er afviklet.
Historik om reserveringer slettes, når reserveret materiale er udlånt til dig, eller selve reserveringen er slettet.

Låners mellemværender

Låners mellemværender viser, hvis du mangler at betale gebyrer eller erstatninger. Slettes 30 dage efter at mellemværendet er afviklet. Oplysning om skyldige gebyrer/erstatninger sendes til Stevns Kommunes selvbetjeningsløsning 'Mit Betalingsoverblik', og varetages herfra af Opkrævningen i Stevns Kommune.

Vi registrerer dine oplysninger i det landsdækkende bibliotekssystem Cicero, som ejes af Kombit og Systematic. I systemet er der adgang til det landsdækkende cpr.-register, så adresser holdes opdateret. Stevns Bibliotekerne, Kombit og Systematic har indgået databehandleraftale. Kun personale har adgang til dine data, og vi kan altid se, hvem der har brugt systemet og hvornår.

Når du bruger bibliotekets hjemmeside eller appen Biblioteket, kan du via login få adgang til at se og ændre en del af dine personlige informationer i bibliotekssystemet.

Når du skriver en mail eller ringer til biblioteket

Hvis du vil undgå at sende / meddele dit CPR-nummer, kan du på dit lokale bibliotek få oplyst et alternativt systemgenereret lånernummer, som i stedet kan bruges.

Mobilnummer og mailadresse

Lånere, der har tilvalgt ordningen om besked via sms og/eller mail, får en god service med hurtig besked om reserverede materialer og påmindelser om snarlig afleveringsfrist med mulighed for tilsvarende hurtig anmodning om fornyelse. Du skal dog være opmærksom på, at data måske sendes over en usikker forbindelse, andre evt. kan aflure. Det er dit eget ansvar, hvis du bestiller et materiale, der kan kobles med personfølsomt indhold.

Hvad bruges dine data til?

Registreringen bruges kun til det formål at tilbyde dig adgang til alle bibliotekets tilbud fysisk og digitalt. Dine data videregives derfor også kun til dette formål og kun til leverandører, som vi har indgået databehandleraftale med. F.eks.:

  • brug af selvbetjeningsautomater
  • adgangskontrolsystem på de selvbetjente biblioteker når personalet ikke er til stede
  • brug af bibliotekernes hjemmeside, stevnsbib.dk
  • diverse tilbud i e-biblioteket på vores hjemmeside, f.eks. eReolen, Filmstriben, Biblo m.fl.
  • bestilling af materialer fra alle landets biblioteker via bibliotek.dk
  • adresse, e-mail, mobiltelefonnummer og din digitale postkasse benytter vi, når vi skal give dig besked om f.eks. bestilte materialer, der er til afhentning og påmindelser om at du snart skal aflevere.

Hvilke data gemmer vi og hvor længe?

Når du afleverer materialer, du har lånt, gemmer vi oplysningerne i 30 dage. Så kan vi se, hvem der har afleveret evt. skadede materialer. Samtidig med at oplysningerne renses for personlige oplysninger, sendes oplysningerne til statistik, der f.eks. bruges til generel statistik i Danmarks Statistikbank.

Bruger du biblioteket, når personalet ikke er der, gemmer vi oplysninger om hvornår du har logget ind sammen med diverse videoovervågningsbilleder. Stevns Bibliotekerne opbevarer og behandler videoovervågning iht. persondataloven og Datatilsynets anbefalinger.
Reglerne sikrer, at billederne opbevares sikkert, og at kun ganske få personaler har adgang til gennemsyn. Alle data og billeder slettes generelt efter 30 dage.

Når vi tager billeder i biblioteksrummet

Vi tager nogle gange billeder og videoer af biblioteket og i forbindelse med arrangementer, og du kan derfor indgå i billeder og videoer, hvis du opholder dig disse steder. Du kan selvfølgelig altid sige til fotografen, at du ikke vil med på billederne. Billeder/videoer bruger vi på vores hjemmeside, facebook eller pressen, når vi fortæller om vores arbejde.